Task management, quanto è importante per ridurre le perdite di tempo?

Basta essere sempre di fretta e pensare di non avere mai tempo per fare le cose! Il Task Management è una capacità che si allena, vediamo insieme di cosa si tratta e come può salvarti la vita (oltre che i progetti).

Cos’è il Task Management?

Abbiamo già parlato di Time Management, ovvero della capacità di pianificare e gestire il proprio tempo, e di alcune tra le tecniche più diffuse per ottimizzare le attività della propria vita professionale e privata in questo articolo. Il Task Management è strettamente correlato a questa skill: si tratta, in breve, di saper dare priorità ai “compiti” giusti al momento giusto per gestirli nel modo più efficiente possibile. 

Nella sua forma più elementare, la gestione dei compiti è il processo di definire i propri progetti, suddividerli in elementi d’azione più piccoli e gestibili e dare priorità a questi compiti su base continua. Puoi essere certo/a di gestire bene i tuoi compiti solo se hai chiare le azioni da compiere ogni giorno!

Lavorando in un team, il Task Management è fondamentale perché molto spesso alcune attività ne sbloccano altre per permettere di andare avanti con i lavori e di portare a termine il progetto nei tempi prestabiliti. Se qualcosa/qualcuno rallenta, si porterà dietro inevitabilmente tutto il resto! 

Il ruolo del/la Task Manager, quindi, è indispensabile perché questa figura non si occupa semplicemente di controllare le voci di una lista di cose da fare, ma utilizza un sistema organizzato per identificare, monitorare e gestire il lavoro. Il Task Management comporta:

  • Seguire l’avanzamento delle attività
  • Delegare il lavoro ai membri del team
  • Impostare le scadenze
  • Regolare e adattare i carichi di lavoro

Quali sono i vantaggi del Task Management?

A livello individuale, la gestione dei compiti ti rende più sicuro/a dei tuoi impegni quotidiani e più efficace nel cancellarli dalla lista. Ma i benefici della gestione dei compiti vanno oltre l’individuo: individui meglio organizzati portano a team più efficaci e, in definitiva, a una migliore visibilità.

Tra i principali vantaggi del Task Management c’è in primo luogo il fatto che aiuta i membri del team di lavoro a concentrarsi sui compiti giusti per quel momento. Sembra semplice? Vediamo un esempio. 

Supponiamo che tu sia un/a grafico/a e che ti arrivino contemporaneamente tre richieste per tre diversi progetti: salti da un lavoro all’altro? Cerchi di completare i compiti nell’ordine di arrivo? Guardi le scadenze di consegna per capire da quale iniziare? Anche se la terza domanda può sembrare la più corretta, non è tutto qui: è possibile che alcune richieste, pur arrivando con largo anticipo, abbiano bisogno di mettere d’accordo molti stakeholder (e quindi molte più teste): va da sé che questo sarebbe il lavoro con il quale iniziare nonostante abbia la scadenza più lontana. Questa valutazione dei compiti da svolgere, in sostanza, è proprio il Task Management!

In secondo luogo, il Task Management presuppone che la gestione dei compiti sia messa nero su bianco e condivisa con tutti i membri del team, così che si possano coordinare al meglio. Spesso infatti, presi dalla foga (e ansia) di doversi mettere subito al lavoro, non si dedica il giusto tempo alla pianificazione, cosa che poi in realtà si paga proprio nelle tanto temute “perdite di tempo”! 

Dedicando del tempo iniziale alla stesura di documenti e tabelle per la gestione dei ruoli, delle attività e delle scadenze dei vari task, invece, si crea una maggiore trasparenza del flusso di lavoro, riducendo al minimo la possibilità di rallentamenti.

Conclusioni

Il Task Management è un processo importante che permette ai manager del progetto di monitorare il tempo che i membri del team impiegano per ogni attività, i compiti in corso e quelli completati, così da calibrare il carico di lavoro e capire le prestazioni del team. Allo stesso tempo il team ha modo di gestire al meglio i propri compiti ed evitare il sovraccarico di attività, prevenendo ritardi e scadenze mancate

In poche parole: attraverso il Task Management i team lavorano in modo più efficiente e un’azienda con un team efficiente è un’azienda competitiva!

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