Non avere tempo ha smesso di essere una scusa accettabile sul lavoro e nella vita. Soprattutto quando ci troviamo a gestire contemporaneamente più attività, è necessario sapere come gestire il tempo come risorsa preziosa. Ecco perché, tra le soft skill più richieste dalle aziende, al time management spetta una posizione di rilievo. Vediamo di capire come allenare questa capacità attraverso tecniche collaudate.
Perché è importante gestire il tempo
Pare scontato rispondere, invece si tratta di un punto di partenza fondamentale. Come detto all’inizio, attraversiamo un periodo storico in cui – volenti o nolenti – ci troviamo ad occuparci di numerose e diversificate attività lavorative a casa come in ufficio; soprattutto ora che questi luoghi coincidono e coincideranno sempre di più.
Ma allora come si fa a rimanere concentrati e produttivi se dobbiamo distribuire l’attenzione in così tante mansioni durante la giornata? Attraverso la pianificazione e la gestione del tempo, riusciamo ad aumentare la nostra produttività non solo sul lavoro, ma più in generale nella vita quotidiana – perché non si vive solo per lavorare. Il time management è il perfetto alleato.
I trucchi del Time Management
Il principio alla base del time management è svolgere qualunque attività nel miglior modo possibile, nel minor tempo possibile. Una competenza che si può allenare anche grazie all’uso di tecniche utili per rendere efficiente il lavoro. Vediamo alcuni di questi trucchetti del mestiere.
Pomodoro technique
Non è una ricetta culinaria, ma una tecnica tanto semplice quanto efficace: se avete difficoltà a concentrarvi su task per un tempo prolungato, provate con la tecnica del pomodoro. Piuttosto che concentrare la vostra attenzione per un tempo prolungato, suddividi il lavoro in tante piccole operazioni da 25 minuti e fare poi una pausa di 5 minuti. Terminati quattro cicli di lavoro (100 minuti totali), la pausa si allunga a 30 minuti e poi si ricomincia il ciclo di lavoro. Questa alternanza lavoro-pausa permette al cervello di rilassarsi senza rischiare il burnout. Ti starai chiedendo cosa c’entra il pomodoro: il riferimento è al timer da cucina, tipicamente a forma di vegetale.
Partire con ABC
Con l’analisi ABC riusciamo a classificare le attività secondo un ordine di importanza e urgenza, per dedicare la giusta attenzione ai nostri progetti. Riusciamo così ad ottenere una lista di attività che saranno divise in: A importanti e urgenti, B importanti ma non urgenti, C né importanti né urgenti. Riusciamo a focalizzare così le incombenze alle quali dedicarsi prioritariamente. Questa analisi serve soprattutto come preparazione al lavoro di time management.
Principio di Pareto
Il Principio di Pareto è anche conosciuto come la regola 80/20 e funziona bene sia per attività di business che nella vita quotidiana, per risparmiare tempo e massimizzare l’efficacia del nostro lavoro. Con questo stratagemma ci concentriamo su quelle azioni che danno maggiori risultati. Infatti, secondo il Principio di Pareto appena il 20% delle operazioni è responsabile dell’80% del risultato. Il suggerimento tratto da questo principio è: selezionare, nell’insieme delle attività, quel 20% decisivo a raggiungere l’obiettivo.
Metodo SMART
Un metodo intelligente – non è un caso la scelta del nome – per svolgere le attività necessarie al raggiungimento del traguardo è stabilire correttamente gli obiettivi. Senza questo passaggio si rischia di non raggiungere il successo desiderato. Il metodo per evitare errori nella formulazione degli obiettivi è utilizzare questi cinque criteri: specific (specifico), misurable (misurabile), achievable (raggiungibile), realistic (realistico), time-based (definito temporalmente). Il metodo SMART ti consente di identificare obiettivi chiari per sviluppare un piano d’azione per raggiungerli.
Conclusione
Comprendere e applicare correttamente le tecniche di time management serve a capire come utilizzare efficientemente il tempo a disposizione per qualunque attività. Consente inoltre di analizzare il risultato delle operazioni e migliorare il processo per ottimizzare l’esecuzione. Il beneficio è evidente sia in azienda che nella vita quotidiana, perché ricordati che il tempo è una risorsa estremamente preziosa ma limitata. Sfruttiamola con intelligenza!
