Software gestionali: perché sono così importanti

Inefficienza ed errori umani comportano una perdita di tempo e risorse che impattano negativamente sul business. A risolvere questi problemi ci pensa il software gestionale, uno strumento professionale che consente di semplificare i processi aziendali.

Questo consente di monitorare e automatizzare le fasi del processo lavorativo: contabilità, amministrazione, marketing, vendita e assistenza clienti. Ne esistono per ogni necessità e per diversi settori e livelli di complessità aziendale – dalla startup alla grande impresa. Vediamo come il gestionale può ottimizzare il nostro lavoro.

Perché usare un gestionale

Il vantaggio di avvalersi di questi sistemi informatici risiede nella capacità di tenere sotto controllo molteplici attività simultaneamente, monitorando il tempo impiegato per compiere tali attività e verificare l’andamento della spesa del budget assegnato alle singole unità di lavoro. Inoltre il gestionale permette di gestire preventivi, ordini di clienti e fornitori, fatture in entrata e uscita, scadenze di progetti, agenda dei contatti, fissare riunioni e qualunque altro elemento necessario al corretto andamento dell’azienda. È un vero e proprio strumento multifunzione!

Come abbiamo detto, i gestionali si adattano alle necessità del caso: non sono strumenti esclusivi per realtà complesse. Anche una piccola attività commerciale – un ristorante, ad esempio – può dotarsi di un software simile. Pensiamo per un secondo all’organizzazione dei turni di lavoro oppure alla gestione delle fatture in entrata e uscita o alle prenotazioni dei clienti. Queste attività generalmente si svolgono con sistema analogico. Ora che esiste una soluzione digitale, è difficile pensare di poterne fare a meno, specialmente in situazioni dove molteplici attività sono svolte da un numero ristretto di addetti, come accade nelle realtà aziendali italiane (spesso il titolare dell’attività e pochi altri).

I vantaggi del software

Il primo tra tutti è la velocità: lavorare più rapidamente consente di processare più operazioni nella stessa giornata, di conseguenza si i costi si riducono. La reportistica aggiornata consente una profonda analisi dei dati per comprendere l’andamento dell’operatività e consente di adottare le strategie aziendali basandosi sui dati raccolti e visualizzabili nel report. Tieni a mente che il costo del prodotto sarà dimensionato al tipo di business da gestire ed è possibile adattare le funzioni del software alle necessità del caso.

L’utilizzo da remoto

Grazie alla diffusione dei sistemi cloud, la gestione dei documenti si è dematerializzata. Sebbene questa tecnologia abbia un costo, questo è più che compensato dal vantaggio economico derivante dalla riduzione dei tempi di lavorazione, a cui si aggiunge una maggiore sicurezza nella conservazione dei dati, grazie al monitoraggio e aggiornamento continuo dei server. In questa maniera si può accedere alle informazioni necessarie da qualunque posizione geografica e suddividere gli accessi per funzioni aziendali e livelli operativi degli addetti.

Conclusione

Se vuoi migliorare l’efficienza della tua azienda, non puoi fare a meno di dotarla di un sistema software gestionale: migliorerà le attività di routine, consentendo di concentrarsi sulle attività importanti ovvero studiare e mettere in pratica una strategia aziendale e monitorare l’andamento degli affari.

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